Какие документы должен составить индивидуальный предприниматель для защиты персональных данных сотрудников?
Что указывается в положении о персональных данных?
Нужно ли от каждого сотрудника получать согласие на обработку данных?
Информация о физлице, которую бизнесмен получает, принимая сотрудника на работу, относится к персональным данным, а значит, предприниматель должен выполнять требования Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее - Закон № 152-ФЗ), а также помнить о Трудовом кодексе, которым также оговаривается защита персональных данных сотрудника.
Персональные данные в рамках ТК РФ
Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).
Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных. Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан. Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ). Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.
Таблица 1
Документы, в которых содержатся персональные данные работников
|
№ п/п |
Вид документа |
Персональные данные сотрудника |
|
Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании |
Анкетные, биографические данные физлица |
|
|
Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность |
ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение |
|
|
Трудовая книжка |
Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы |
|
|
Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
ФИО, личные данные |
|
|
Документы воинского учета |
Информация о воинской обязанности |
|
|
Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний |
Сведения о квалификации |
|
|
Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) |
ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения |
|
|
Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей |
Состав семьи, изменения в семейном положении |
|
|
Справка о доходах с предыдущего места работы |
ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ |
|
|
Трудовой договор |
Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные |
|
|
Приказы по личному составу |
Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью |
Положение о персональных данных
В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников. Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ. Каких-либо требований или унифицированной формы положения нет, исходя из требований законодательства основные разделы, положения приведены в таблице 2.
Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.
Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным. Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист. Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных. Поэтому придется составить либо еще один приказ, либо указать лиц, имеющих доступ к информации в электронном виде в общем приказе.
Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.
Таблица 2
Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников
|
№ п/п |
Раздел |
|
|
Общие положения |
Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных) |
|
|
Понятия и состав персональных данных |
Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ. |
|
|
Обязанности работодателя |
Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ |
|
|
Обязанности работника |
Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных |
|
|
Права работника |
Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ |
|
|
Обработка персональных данных |
Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов |
|
|
Передача персональных данных |
Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды) |
|
|
Доступ к персональным данным |
Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника) |
|
|
Защита персональных данных |
Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника) |
|
|
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации |
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ) |
Согласие работника
Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона. Тем не менее, многие работодатели перестраховываются и запрашивают согласие у всех сотрудников, поскольку формулировки Закона № 152-ФЗ нечеткие, а в Трудовом кодексе эта ситуация не оговаривается.
Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить. Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие; срок действия согласия, способ отзыва, подпись работника (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления. Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные. С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности. Условие о неразглашении сведений можно предусмотреть в трудовых договорах с сотрудниками, которые будут иметь доступ к персональным данным.
Образец
Согласие работника на обработку персональных данных
|
ИП Смирнову А. С. от менеджера Киселевой Е. Н. Заявление на обработку персональных данных Я, Киселева Елена Николаевна зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15 паспорт серия _45 04 _ № _123456 _, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002 даю согласие __ Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75 на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку следующих персональных данных: ФИО, паспортные данные, дата рождения, должность, адрес регистрации, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования _______________ в целях соблюдения законодательства, обеспечения личной безопасности, контроля выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества. Перечень действий с персональными данными: Формирования кадровых документов и выполнения требований Трудового кодекса; Начисления заработной платы, исчисления и уплаты предусмотренных законодательством налогов, сборов и взносов на обязательное социальное страхование; Представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ; Размещения моих фотографий, фамилии, имени, отчества на интернет-сайте. Данное согласие действительно с __ 1 декабря 2011 года до даты расторжения трудового договора Согласие может быть полностью или частично отозвано субъектом персональных данных на основании его заявления Подпись Киселева |
Передавать данные в отдел маркетинга для анализа.
Бронировать места для групп и делегаций;
Составлять графики заездов;
Регулировать потоки туристов;
Задачи и функции отдела бронирования отеля, правила резервирования номеров и услуг в гостинице
Данные правила регулируют отношения между гостиницей и клиентом.
Основные положения Правил:
разработаны в соответствии с Законом РФ ʼʼО защите прав потребителейʼʼ и регулируют отношения в области предоставления гостиничных услуг
распространяются на все организации независимо от организационно-правовой формы
Определяют:
перечень информации в ʼʼменюʼʼ отеля и в номере
расчётный час в гостинице
условия бронирования
документы для заключения договора на предоставление услуг
предоставление льгот
порядок установления цен и формы оплаты
режим работы гостиницы
условия оплаты за проживание и услуги
порядок предоставления услуг
перечень бесплатных услуг
ответственность отеля за вещи гостей
порядок обращения с забытым и найденным
условия расторжения договора
ответственность исполнителя и потребителя за предоставление услуг
Подробнее - любой пункт на выбор.
Размещено на реф.рф
Расчётный час - обязательно.
Находится в двойном подчинении: службы приёма и отдела маркетинга.
Задача: продать все свободные номера по максимально высокой цене.
Функции:
- принимать заявки от клиентов;
- ведение истории гостей;
вести статистический учёт и
Каналы: телефон, факс, телекс, письмо, телеграмма, личный контакт, централизованное резервирование, организаторы туров, турагентства.
Классическая модель управления гостиницей не предполагает оплату брони, т.к. бронирование считается не услугой, а методом управления номерным фондом.
Клиенты и тарифы у гостиницы бывают:
Розничные (ʼʼлюди с улицыʼʼ, ʼʼпрямая продажаʼʼ, ʼʼсвободное поселениеʼʼ)
Цены на услуги размещения для них максимальные, опубликованы (висят на витрине) и называются: СТАНДАРТНЫЕ или опубликованные тарифы.
Корпоративные клиенты (корпоранты) - это предприятия, которые будут использовать купленные у гостиницы места (квоту) для размещения своих сотрудников и гостей, им предлагаются КОРПОРАТИВНЫЕ тарифы.
Эти сделки долгосрочные и должны поощряться скидками от 2 до 20%.
Корпоративные тарифы держатся в секрете.
Туроператоры - это крупные туркомпании, создающие собственные турпакеты из отдельных туристских услуг (иногда имеющие собственную материальную базу и турагентов).
Цены для туроператоров - самые привлекательные, скидки - самые большие - до 50% от опубликованной цены.
4. Турагентства - Это небольшие турфирмы, у которых есть свои корпоранты и розничные клиенты. Им предоставляются агентские тарифы с заложенной в них комиссией (~ 10%).
Это самые массовые цены.
Турагентство работает с гостиницей на условиях цен-нетто и цен-брутто.
Цена-нетто - когда гостиница и турагентство договариваются о какой-то цене, которая ниже опубликованных тарифов и которая гостю не сообщается (конфиденциальные цены). С гостя берётся цена чуть ниже опубликованных цен. Это даёт возможность заинтересовать гостя в услугах турагентства. А разница в цене даёт заинтересованность турагентству (между конфиденциальной и гостевой ценой).
Цена-брутто - это технология взаиморасчётов гостиницы и турагентства путём выплаты комиссионного вознаграждения (10% из дохода от клиента͵ которому забронировало место турагентство). За проживание гость рассчитывается сам, чаще всего по опубликованной цене.
5. Группы - туристы в количестве 10 и более человек, прибывающие одновременно и с одинаковой программой. Им предлагаются групповые тарифы , которые бывают дифференцированы от количества группы и длительности проживания.
Вместе с тем, бывают образованы разные уровни цен для каждого сегмента рынка и исходя из других факторов. (ʼʼУ нас гибкие тарифы…ʼʼ)
К примеру:
Тарифы выходного дня, когда в будни предлагается скидка за счёт спада спроса. (К примеру, в отелях на побережье).
Передавать данные в отдел маркетинга для анализа. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Передавать данные в отдел маркетинга для анализа." 2017, 2018.
Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры сотрудников предприятия, знакомиться с их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования им канала несанкционированного доступа к ценной информации. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема. Не должны организовываться так называемые "живые очереди". Ожидающие приема лица всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника отдела и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.
В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. В помещении отдела кадров в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности предприятия. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей сотрудников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника отдела не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.
Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону. Ответы на письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме на бланке предприятия или отдела кадров и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.
При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности сотрудника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки Т-2 , а не пропуска, т.к. сотрудник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Справка подписывается начальником отдела кадров. Передает справку на подпись работник отдела, а не посетитель. Одновременно начальник отдела ставит на справке печать. За получение справки сотрудник предприятия расписывается в журнале учета выдачи справок.
Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у начальника отдела кадров и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед начальником отдела об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Заранее ставить на чистых бланках справок подпись начальника отдела и печать не допускается.
В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров помещения отдела должны располагаться на первом этаже здания, по близости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Не допускается бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании предприятия.
Отдел кадров должен иметь три смежных помещения: комнату для работников отдела, кабинет начальника отдела и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в отдел кадров может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений отдела. Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Все помещения оборудуются охранной сигнализацией.
Сдачу на охрану и снятие с охраны помещений отдела кадров осуществляет начальник отдела или его заместитель. Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Мусор, выносимый из помещений, должен сжигаться.
Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов.
Следовательно, работа отдела кадров любого предприятия или фирмы связана с обработкой значительных объемов персональных сведений (данных), отражающих профессиональные, деловые и личностные качества сотрудников и являющихся конфиденциальными. Конфиденциальность определяется тем, что эти сведения составляют личную или семейную тайну граждан и подлежат защите в соответствии с законом. Функционирование отдела кадров должно быть подчинено решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.
Работа службы персонала, управления или отдела кадров, менеджера по персоналу, иногда в некрупных организациях – секретаря-референта (далее – отдела кадров ) связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о всех категориях сотрудников. Эти сведения относятся к так называемым персональным данным, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.
Личная тайна гражданина охраняется Конституцией Российской Федерации . Разглашение этой тайны, т.е. бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб физическому лицу. Понятие личной тайны близко примыкает к семейной тайне. Семейная тайна или тайна нескольких физических лиц, членов семьи, не тождественна личной тайне по составу защищаемых сведений. Например, к семейной тайне относятся: тайна усыновления, тайна отцовства, тайна наследственного заболевания и др.
Под персональными данными (информацией о гражданах) понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку. Персональные данные идентифицируют личность каждого человека.
Субъектами персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории России, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
Держатели персональных данных – органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, осуществляющие владение и пользование этими данными.
Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи.
Персональные данные всегда относятся к категории конфиденциальной информации.
Не допускается сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.
Работа с персональными данными должна осуществляться только в целях, по перечням и в сроки, которые необходимы для выполнения задач соответствующего держателя или пользователя персональных данных, и устанавливается действующим законодательством, лицензией или договором. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и (или) морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством. В свою очередь, субъект имеет право на доступ к персональным данным, относящимся к его личности, и получение сведений о наличии этих данных и самих данных. При наличии оснований, подтвержденных соответствующими документами, субъект персональных данных вправе требовать от держателя эти данных внесения в них изменений и дополнений. С другой стороны, субъект обязан сообщить держателю об изменении тех или иных персональных данных.
Конфиденциальность и сохранность персональных данных, их защита обеспечиваются отнесением их к сфере негосударственной тайны – служебной или профессиональной тайне.
Профессиональная тайна включает в себя врачебную, адвокатскую, банковскую, нотариальную тайну, тайну органов ЗАГС, предприятий связи, тайну исповеди и другие подвиды этой тайны.
Персональные данные накапливаются и используются, например, в налоговых инспекциях, правоохранительных органах, страховых агентствах, туристических и гостиничных фирмах, в некоторых подразделениях муниципальных органов самоуправления и т.д. Но наиболее концентрированное и обширное отражение персональные данные находят в разнообразной по составу и значительной по объемам кадровой документации (документации по личному составу), образующей соответствующую информационно-документационную систему, которая обеспечивает информацией функции управления персоналом и сопровождает реализацию правовых взаимоотношений граждан с государственными и негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами (далее предприятием). Эта система имеет не только текущее, оперативное назначение в осуществлении кадровых функций, но и является одновременно ценным социологическим, биографическим и археографическим источником для исследования и обобщения сложных социальных процессов, протекающих в современной России.
В целях выявления состава конфиденциальных сведений и определения основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделим две большие группы документации: а) документация по организации работы отдела; б) документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела и содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.
Первая группа документации содержит организационно-правовую документацию отдела кадров и включает: положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, приказы, распоряжения, указания руководства предприятия, регламентирующие структуру отдела и распределение сфер ответственности между его работниками, рабочие инструкции по выполнению основных функций отдела, ведению документации и формированию персональных данных в комплексы (документы, базы данных и т.п.). Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела.
Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность на различных предприятиях, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из анализа этой документации на конкретном предприятии следующие полезные для себя сведения:
Под злоумышленником понимается лицо или группа лиц, предполагающих совершить и умышленно совершающих противоправные действия с целью овладения информацией, составляющей тайну предприятия.
К злоумышленникам относят: недобросовестных конкурентов и партнеров, лиц, действующих в их интересах, профессиональных агентов, занимающихся промышленным или экономическим шпионажем, информаторов, представителей криминальных структур, отдельных преступных элементов, психически больных лиц, работника данного предприятия, сотрудничающего со злоумышленником, и иных лиц, пытающихся нанести ущерб предприятию или его персоналу.
Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонним лицом мы понимает не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела.
Вторая группа документации – документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела кадров и содержащая персональные данные, включает:
При работе с документами, делами и базами данных отдела кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:
Как мы видим, главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных.
Для реализации этого положения руководителем предприятия должен быть издан приказ или распоряжение о закреплении за работниками отдела определенных массивов документов , необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников, утверждена схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела , введена личная ответственность перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.
По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, должен быть регламентирован состав документов, дел и баз данных, с которыми этот работник имеет право работать. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела.
Целесообразно, в целях разграничения доступа и разбиения знания персональных данных между работниками, закрепить за разными работниками: а) документированное оформление трудовых правоотношений (прием, перевод, увольнение и др.); б) ведение личных дел и трудовых книжек; в) составление и хранение приказов по личному составу и контрактов; г) ведение справочно-информационного банка данных.
Распределение сфер деятельности может быть иным в зависимости от объема работы и штатной численности работников отдела, но разграничение обязанностей и массивов документации должно быть осуществлено в обязательном порядке. Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных.
В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных. Важно, что в этом распоряжении фиксируется изменение степени осведомленности работников в знании ими персональных данных и сферы личной ответственности за сохранность и конфиденциальность документации.
При работе с отдельными группами документации по кадрам есть специфические особенности.
Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений граждан с предприятием.
Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "Строго конфиденциально" . Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его с сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.
На личных делах гриф ограничения доступа не ставится, т.к. весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается. На оборотной стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для ознакомления. Здесь же подклеивается конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела.
Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и (или) личную учетную карточку формы Т-2 на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых сотрудниками (свидетельства о браке, диплома и т.д.). Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений (кроме второстепенных сведений – изменения номера домашнего телефона, места работы близких родственников и т.п.). Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников отдела кадров. При переносе сведений из приказа по личному составу работник расписывается против перенесенного пункта.
В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.
Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам или персоналу и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается. Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.
В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и отделе кадров чистых банков книжек и бланков листов-вкладышей. Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и, как правило, поддельных). Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только начальником отдела кадров, т.к. в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.
Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (картотеками, журналами и книгами персонального учета сотрудников). Этот банк содержит основную, концентрированную массу ценных сведений о сотрудниках. Множество применяемых традиционных учетных форм осложняет обеспечение их конфиденциальности. Однако переход на автоматизированный тип этого банка создает другие сложности, связанные с необходимостью ведения комплексов страховых и резервных машиночитаемых и бумажных копий, включенных в банк учетных форм. Конфиденциальными при любом типе банка являются накопительные ведомости, записи в промежуточных рабочих формах, которые ведутся работником отдела кадров для последующего одноразового внесения в учетные формы. Доступ работников отдела к справочно-информационному банку данных должен быть ограничен и определяться их служебными обязанностями. Разовое ознакомление с учетной карточкой какого-либо сотрудника разрешает начальник отдела кадров.
Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы объективного санкционированного распространения персональных данных и может служить основой формирования канала несанкционированного получения и незаконного использования ценных сведений. В связи с этим требуется повышенное внимание к обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации. Первым руководителем предприятия должен быть регламентирован порядок получения нижестоящими руководителями необходимых им для работы справочных данных. Устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.
Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т.п. На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф "Конфиденциально" или "Для служебного пользования" . В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.
В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, – табельщика), штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика). Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях и правильность их ведения.
В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе.
На рабочем столе работника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы – помещаются в основные картотеки.
В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются печатью данного работника. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела.
Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.
Все эти документы содержат персональные данные, обеспечение конфиденциальности которых - обязанность работодателя, закрепленная в Конституции. Поэтому, разглашение таких данных без ведома работника есть прямое нарушение действующего законодательства и влечет за собой наступление ответственности вплоть до уголовной.
Что такое персональные данные
Четкое определение понятия персональных данных приведено в части первой статьи 3 Закона № 152 от 27.07.2006 года «О персональных данных». Это любая информация, прямо или косвенная относящаяся к физическому лицу. Иными словами, персональными данными является абсолютно все - от имени человека до сведений, содержащихся в его трудовой книжке. Сюда же входят данные о доходах, семейном положении, адресе проживания и так далее.
При этом закон предусматривает градацию таких данных на общедоступные, то есть фамилия, имя, отчество, дата, год и место рождения, номер телефона и профессия, биометрические - физиологические особенности, и персональные данные, отнесенные к специальной категории - национальность, расовая принадлежность, вероисповедание, состояние здоровья и в последнее время еще и сексуальная ориентация и прочие сведения об интимной стороне жизни.
Если общедоступные персональные данные могут использоваться кем угодно по собственному усмотрению в рамках закона, а также общепринятых норм этики и морали, то биометрические - только в целях установления личности человека при отсутствии документов. Использование персональных данных специальной категории допускается исключительно с согласия их носителя.
Требования к работодателю по обработке и передаче персональных данных
Обязывает работодателя обрабатывать персональные данные работника исключительно в служебных целях: содействие подчиненным в продвижении по службе, получение ими образования, а также обеспечения личной безопасности сотрудников и контроль за качеством и количеством выполняемой ими работы.
Источником получения информации о персональных данных работника должен являться непосредственно он сам. В исключительных случаях возможно истребование таких данных у третьих лиц, но опять же только с письменного согласия носителя. При этом работник должен быть предупрежден о последствиях отказа в предоставлении данных о себе под расписку.
Сведения, составляющие персональные данные специальной категории, получению и обработке при трудоустройстве не подлежат.
Согласие работника обязательно и при передаче его персональных данных третьим лицам. Исключение составляют лишь случаи, когда разглашение такой информации необходимо в целях предупреждения угрозы здоровью работника. При этом запрещает передавать персональные данные в коммерческих целях.
Порой работники отказываются от сохранения в тайне и защиты личной информации о себе. Кто-то делает это под давлением руководителя, кто-то, напротив, из соображений доверия. Однако какой бы ни была причина отказа, он в любом случае незаконен, поскольку прямо противоречит конституционным нормам.
Ответственность работодателя за незаконное разглашение персональных данных
Случаи, когда работодатель пренебрежительно относятся к нормам закона, предусматривающего обязанность сохранения в тайне персональных данных работника, отнюдь не редки. На вопрос о том, в каких случаях разглашение персональных данных является неправомерным, ответ однозначен - во всех, при которых не было получено согласие их носителя.
Чаще всего распространению подвергается информация о доходах сотрудников, что, безусловно, может иметь негативные последствия. Ответственность за совершение подобных действий варьируется от дисциплинарной до уголовной. Поэтому работник, которому стало известно о разглашении своих персональных данных работодателю, вправе обратиться за защитой в правоохранительные органы.
Однако эффективнее всего будет подача жалобы в региональное управление Роскомнадзора - органа, призванного осуществлять защиту прав физических лиц в сфере обработки их персональных данных. В случае, если доводы жалобы будут подтверждены, Роскомнадзор либо самостоятельно привлечет недобросовестного работодателя к административной ответственности по статье 13.14 КоАП России, либо передаст собранные материалы в прокуратуру для решения вопроса о возбуждении уголовного дела по ст. 137 УК РФ.
Доказать факт незаконного распространения личной информации непросто, но вполне возможно. Для этого необходимо заручиться показаниями свидетелей и очевидцев, а также, представить письменные или электронные подтверждения, если они имеют место быть. Идеальный вариант - поддержка со стороны лица, получившего незаконно разглашенные сведения.
Комментарий к статье 88
1. По общему правилу персональные данные работника не могут быть переданы третьей стороне. Исключением из данного правила являются: 1) выдача работником письменного согласия на передачу персональных данных третьей стороне; 2) передача персональных данных работника в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью самого работника; 3) случаи, установленные федеральным законом.
2. При определении допустимости выдачи работником работодателю письменного согласия на передачу персональных данных третьей стороне следует руководствоваться установленным Конституцией РФ и п. 9 ст. 86 ТК запретом на отказ со стороны работника от своего права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. О содержании такого согласия см. п. 3 комментария к ст. 86.
3. Получателями персональных данных работника на законном основании являются:
Фонд социального страхования Российской Федерации;
Пенсионный фонд Российской Федерации;
Налоговые органы;
Федеральная инспекция труда;
Иные органы государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде;
Органы исполнительной власти, профессиональные союзы, участвующие в расследовании несчастных случаев на производстве.
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" физические лица, выполняющие работу на основании трудового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Пункт 7 ст. 17 данного Закона обязывает работодателя собирать и представлять за свой счет страховщику в установленные страховщиком сроки документы, являющиеся основанием для начисления и уплаты страховых взносов, назначения обеспечения по страхованию, и иные сведения, необходимые для осуществления обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Работодатель обязан предоставить в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ сведения обо всех лицах, работающих у него по трудовому договору. Эти сведения могут предоставляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. Вопрос о возможности предоставления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом РФ совместно с конкретными работодателями (ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Выступая в качестве налогового агента работников, исчисляющего, удерживающего из средств, выплачиваемых работникам, и перечисляющего в бюджет соответствующие налоги, работодатель обязан представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (ст. 24 Налогового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 357 ТК государственные инспекторы труда при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы и информацию, необходимую для выполнения надзорных и контрольных функций, включая персональные данные работников.
Информация о групповом несчастном случае на производстве, тяжелом несчастном случае на производстве, несчастном случае на производстве со смертельным исходом должна быть направлена работодателем в организации, поименованные в ст. 228.1 ТК.
В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
4. В современных условиях работодатель зачастую предоставляет своим потенциальным или действительным контрагентам информацию о занятых у него работниках с целью заключения нового или продления действия уже заключенного договора. Комментируемая статья допускает передачу персональных данных работника в коммерческих интересах работодателя, но ограничивает такую передачу исключительно теми случаями, когда работник дает письменное согласие на сообщение персональных данных конкретному третьему лицу в письменной форме. Выдача согласия на передачу персональных данных работника неопределенному кругу третьих лиц или без ограничения сроков такой передачи не порождает правовых последствий и не может служить основанием для передачи персональных данных работника.
5. Поскольку персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, любые лица, обладающие данной информацией, обязаны соблюдать специальный режим использования и защиты персональных данных работников. Так, лица, получившие персональные данные работника на законном основании, обязаны использовать их исключительно в целях, которые заявлялись при запросе соответствующей информации, а также не разглашать такую информацию. Исключения из данного правила определяются только федеральными законами. Необходимость дальнейшей передачи персональных данных работников может, в частности, вытекать из законодательства об административных правонарушениях, уголовного процессуального законодательства. Например, протокол об административном правонарушении, в котором могут содержаться персональные данные работника, в том случае, когда лицо, его составившее, не имеет права рассматривать дело об административном правонарушении, передается соответствующему лицу, в течение суток с момента составления протокола (ст. 28.8 КоАП РФ).
Работодатель, передающий персональные данные работника третьим лицам, вправе потребовать от этих лиц строго целевого использования этих данных и представления доказательств соблюдения данного правила. Форма такого требования определяется работодателем самостоятельно, а форма представления доказательств исполнения третьим лицом своей обязанности по сохранению конфиденциальности персональных данных - по соглашению сторон.
6. В деятельности любого работодателя неизбежно возникает необходимость периодической передачи персональных данных работника от одного структурного подразделения (работника) к другому. Так, информация о новом работнике или об изменении персональных данных передается кадровой службой в бухгалтерию или в службу безопасности. Такая передача осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом. Установление обязанности ознакомить работника с таким актом под роспись способствует прозрачности работы по обработке персональных данных и способствует более полной реализации права человека на охрану неприкосновенности его личной жизни.
О локальных нормативных актах см. подробнее ст. 8 ТК и комментарий к ней.
7. Доступ к персональным данным работников в процессе их обработки ограничивается кругом лиц, для которых обработка соответствующих данных является одной из должностных обязанностей (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Право доступа к персональным данным работников предоставлено также лицам, осуществляющим функции надзора и контроля за соблюдением работодателями законодательства о труде, а также лицам, контролирующим правильность исполнения работодателем обязанностей как налогового агента работника или страхователя в системе обязательного государственного страхования. Подробнее о лицах, осуществляющих функции надзора и контроля за соблюдением работодателями законодательства о труде, см. ст. ст. 357, 366 - 369 ТК и комментарий к ним.
Следует отметить, что установленное комментируемой статьей правило о получении данными лицами только тех персональных данных, которые им необходимы для выполнения конкретных функций, трудно реализуемы на практике. Персональные данные работника собираются в его личном деле, не подлежат дроблению и в принципе доступны для ознакомления лицом, осуществляющим надзорно-контрольные функции в полном объеме. Исполнить требования закона возможно при четкой работе с лицами, осуществляющими функции надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде, теми работниками, занятыми у конкретного работодателя, трудовой функцией которых является работа с персональными данными.
При передаче персональных данных внутри организации в соответствующее структурное подразделение (работнику) должна передаваться часть персональных данных, необходимая конкретному структурному подразделению (работнику) для исполнения своих функций.
8. Информация о состоянии здоровья гражданина составляет врачебную тайну. В соответствии со ст. 61 Основ законодательства об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. передача сведений, составляющих врачебную тайну, работодателю допускается с согласия гражданина или его законного представителя. Исключение составляют случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий. Информация о состоянии психического здоровья гражданина может передаваться работодателю лишь в случаях, установленных федеральными законами (ст. 8 Закона РФ от 2 июля 1992 г. N 3185-1 "О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании").
